Гайд: разъездная работа, компенсации и образцы документов

Согласно Трудовому кодексу, если работник выполняет постоянную работу с разъездным характером, работодатель обязан компенсировать ему расходы на поездки.

Разъездной характер работы подразумевает деятельность, при которой все основные трудовые функции выполняются работником вне его стационарного рабочего места.

Должности разъездной работы включают торговых представителей, страховых агентов и водителей. Условия такой работы могут быть определены в коллективном договоре или локальных нормативных актах.

Однако, если коллективный договор не урегулировал вопрос разъездной работы, изменения потребуют согласия всех сторон.

Как понять что у вас разъездная работа? Вот основные признаки:

• отсутствие у работника постоянного места работы, поскольку его обязанности выполняются в различных местах в зависимости от потребностей компании;
• ежедневное или практически ежедневное возвращение работника на его стационарное место жительства, что означает отсутствие необходимости долгосрочного пребывания в других местах;
• значительное время, затрачиваемое на перемещение к месту выполнения трудовых обязанностей в соответствии с задачами компании;
• специфический характер работы на основном месте работы в пределах организации, который в основном связан с подготовкой к выполнению основных трудовых задач в местах, требующих выезда работника за пределы местонахождения компании;
• другие признаки, свидетельствующие о необходимости регулярных поездок в интересах работодателя.

Обычно постоянные служебные поездки предполагают определенные расходы, связанные с перемещением к месту работы и обратно, а также выполнением трудовых обязанностей.

Поэтому согласно действующему трудовому законодательству работодатель несет ответственность за возмещение таких расходов, поскольку они осуществляются в его интересах.

К перечню этих расходов, которые работодатель обязан возместить, относятся:

• транспортные расходы,
• аренда жилья в случае разъездного характера работы,
• суточные.

Если поездки происходят в пределах места жительства, то суточные не выплачиваются; также в список включаются другие расходы, согласованные с работодателем, например, оплата парковки личного автомобиля.

Работодатель имеет право самостоятельно определить размер компенсации и закрепить его во внутренних документах организации или в трудовом договоре.

Выплата возмещения производится после предоставления сотрудником расходных документов, которые могут быть подтверждены в отчете о выполненной работе.

В дополнение к обязательным выплатам работодатель может установить дополнительную надбавку или доплату к заработной плате за работу в специфических условиях.

Размер такой доплаты определяется в коллективном договоре, внутренних документах компании или в индивидуальном трудовом договоре сотрудника. Однако выплата надбавки не освобождает работодателя от обязанности возмещать расходы, связанные с поездками.

Для установления разъездного характера работы, первоначально необходимо включить следующие аспекты в коллективный договор или локальный акт:

• перечень должностей, для которых предусмотрен разъездной характер работы;
• размеры расходов, которые компенсирует работодатель;
• процедуру документального подтверждения служебных поездок.

При этом работодатель может разработать отдельный локальный нормативный акт, такой как Положение о разъездном характере работы, или внести соответствующие положения в уже действующий локальный акт компании, например, в Положение об оплате труда или в Положение о командировках.

При разработке документа о разъездной работе следуйте следующим шагам:

1. Укажите в документе перечень должностей, связанных с разъездной работой. Перед тем как включить должности, утвердите список отдельным приказом. Этот список может быть приведен в самом документе или в его приложении.
2. Опишите все расходы, связанные с разъездами, которые будет возмещать компания. Обычно это затраты на транспорт, проживание (если сотрудник не может вернуться домой каждый день), суточные и другие расходы, согласованные с работодателем, например, парковка.
3. Установите процедуру подтверждения расходов поездок. Все расходы компенсируются на основе документов. Укажите, какие документы необходимо предоставить. Обычно это авансовый отчет с чеками, квитанциями, билетами и другими подтверждающими документами. Для учета расходов можно вести журнал или выдавать маршрутные листы.
4. Утвердите маршрутные листы, путевые листы, формы отчетов и прочие документы как приложения к Положению.

Плюсы и минусы

1. Правила выполнения работы с разъездным характером не урегулированы специальным законодательным актом. Работодатель, с учетом особенностей своей деятельности, имеет право самостоятельно определять процедуры направления сотрудников в командировки в соответствии с правилами, установленными в коллективном договоре, локальных актах и трудовых соглашениях.
2. При приеме на работу сотрудник обязан ознакомиться с порядком выполнения работы с разъездным характером у данного работодателя: определены ли территории командировок, какие компенсации предусмотрены, и какой формат отчетности требуется по результатам поездок.
3. Необходимость работы с разъездным характером определяется каждым работодателем самостоятельно. Чаще всего у таких сотрудников нет постоянного места работы, что позволяет работодателю экономить на оборудовании, но при этом он все равно обязан компенсировать множество издержек.
4. В отличие от командировок, для сотрудников с разъездным характером работы не требуются отдельные приказы на каждую поездку. Работодатель может установить упрощенные процедуры представления отчетности, например, еженедельно или ежемесячно.
5. Помимо обязательных компенсаций, работодатель может предусмотреть дополнительную надбавку к заработной плате сотрудника за работу с разъездным характером. Ее размер может быть определен коллективным договором, локальным актом или трудовым соглашением, но на практике сотрудники, такие как курьеры или торговые представители, редко могут рассчитывать на такие надбавки.

Обучить специалистов можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. 

Разъездной характер работы представляет собой особую форму трудовой деятельности, где работник выполняет основные функции вне своего стационарного рабочего места.

Основные признаки разъездной работы в соответствии с ТК РФ, включают отсутствие постоянного места работы, ежедневное возвращение на место жительства, значительное время, затрачиваемое на перемещение к месту работы.

Понимание этой особенности труда важно для правильной организации трудовых отношений и обеспечения соответствующих гарантий трудящимся.